Zgodnie z przepisami Dyrektywy PE i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Zarząd Spółki Zarządzeniem nr 2022/07 z dnia
16.02.2022 r. wprowadził „Regulamin zgłoszeń wewnętrznych” określający:
- sposoby przekazywania zgłoszeń o naruszeniach prawa w Spółce;
- zasady badania zasadności otrzymanych zgłoszeń i podejmowania działań następczych;
- warunki zapewnienia anonimowości i objęcia ochroną osób zgłaszających naruszenia prawa.
Zgłoszenia mogą mieć charakter anonimowy lub jawny (nieanonimowy) – wybór trybu należy wyłącznie do zgłaszającego. Spółka zapewnia rozpatrzenie każdego zgłoszenia oraz zachowanie poufności danych osobowych zgłaszającego na każdym etapie postępowania.
Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane, co do czasu wystąpienia, osób zaangażowanych oraz zakresu i okoliczności naruszenia prawa, w celu umożliwienia jego zbadania.
Zgłoszeniom podlegają niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, szczegółowo wymienione w Regulaminie, działania lub zaniechania dotyczące w szczególności prawa zamówień publicznych, zapobiegania praniu pieniędzy, ochrony środowiska, bezpieczeństwa żywności, konfliktu interesów, korupcji, kradzieży i łamania praw pracowniczych itp. System nie służy do zgłaszania ogólnych problemów związanych z pracą lub świadczeniem usług, które należy rozwiązywać w ramach istniejących relacji służbowych, bądź innych obowiązujących w Spółce regulacji. Osoby zgłaszające powinny odpowiedzialnie i rozważnie podejść do zawartości przesyłanych zgłoszeń i informacji.
Uprawnionymi do dokonywania zgłoszeń są pracownicy i byli pracownicy Spółki, osoby ubiegające się o zatrudnienie lub świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, wspólnicy lub członkowie organów Spółki, stażyści, osoby lub przedsiębiorcy świadczący usługi na rzecz Spółki.
Zgłaszający podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, nawet w przypadku gdy w wyniku weryfikacji zgłoszenia lub postępowania wyjaśniającego stwierdzono, że zgłoszone przez niego naruszenie prawa nie miało miejsca, o ile dokonał zgłoszenia w dobrej wierze tj.:
- jest przekonany o prawdziwości dokonanego zgłoszenia,
- nie działa złośliwie ani nie rzuca fałszywych podejrzeń,
- nie oczekuje korzyści osobistych ani materialnych.
Ochrona nie przysługuje zgłaszającemu działającemu w złej wierze tj. takiemu który wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinien wiedzieć, że zgłaszane naruszenie prawa jest nieprawdziwe, a wszczęte postępowanie może nieść dla osoby, której ono dotyczy negatywne konsekwencje.
Zgłoszenia naruszenia prawa w Spółce można dokonać w następujący sposób:
- za pośrednictwem zapewniającego anonimowość nadawcy elektronicznego formularza dostępnego na stronie internetowej https://app.sygnanet.pl/pewik/pl
- w formie tradycyjnego listu na adres Pełnomocnik ds. zgodności, PEWIK GDYNIA Sp. z o.o.
Witomińska 29, 81-311 Gdynia; - za pośrednictwem zapewniającej anonimowość dzwoniącego linii telefonicznej pod numerem 516 677 604, czynnej od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 14:00;
- bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. zgodności podczas indywidualnie umówionego spotkania, za pośrednictwem powyższego numeru telefonu, spotkania,
- bezpośrednio Członkowi Zarządu Spółki – w przypadku naruszenia prawa przez Pełnomocnika ds. zgodności.
Szczegóły systemu zgłaszania naruszeń prawa znajdują się w Regulaminie zgłoszeń wewnętrznych
i w Procedurze zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Załączniki
- Regulamin zgłoszeń wewnętrznych
- Procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
- Formularz „Zgłoszenie naruszenia prawa”
- Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób zgłaszających naruszenia prawa
- Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób, których dane osobowe zostały umieszczone w zgłoszeniu naruszenia prawa
